企業(yè)出國參展程序及問題解答
一、總體的參展程序
●確定參展目標
●了解并選定展覽會
●制定預(yù)算，成立參展項目小組
●申請展位，獲取展會資料及參展商手冊
●準備展品，公司資料和產(chǎn)品目錄，確定裝修方案
●邀請客戶及合作伙伴
●展品運輸、展位裝修
●展覽接待及信息收集
●后續(xù)跟進
●展覽效果評估
二、怎樣選擇適合自己的國際展覽
１．選擇展覽會的基本原則：企業(yè)參展目標與展覽會主題符合、參觀者以專業(yè)觀眾為主、有一定的潛在客戶群體、展覽會在行業(yè)內(nèi)有一定知名度。２．展覽會選擇的重要因素：展會性質(zhì)，在發(fā)達國家不同性質(zhì)的展覽會界限分明，參展商應(yīng)結(jié)合自身需要，謹慎選擇；規(guī)模；知名度，通常來講，展覽會的知名度越高，吸引的參展商和買家就越多，成交的可能性也越大；展覽內(nèi)容，現(xiàn)代展覽業(yè)的一大特點是日趨專業(yè)化，同一主題的展覽會可細分為許多小的專業(yè)展；時間；地點，參加展覽會的最終目的是為了向該地區(qū)推銷產(chǎn)品，所以一定要研究展覽會的主辦地及周邊輻射地區(qū)是否是自己的目標市場，是否有潛在購買力。
三、前期的籌備工作
１．展品準備：調(diào)查顯示，展品的重要性在影響參展效果的因素中排在首位。因此，根據(jù)展覽會特點和企業(yè)參展目標準備展品是展覽成功與否的前提。２．展位設(shè)計：展位設(shè)計的好壞，將直接影響到觀眾對企業(yè)的第一印象。因此，展位的設(shè)計要能強調(diào)公司形象，吸引觀展者的眼球。３．人員安排：展覽過程中，相關(guān)員工的個人質(zhì)素、專業(yè)技能和工作態(tài)度將影響到潛在客戶對公司的了解和產(chǎn)品的把握。因此，合理配備相關(guān)人員，同時給予充分培訓(xùn)是成功展覽的重要保證。另外請記住，邀請客戶訪問公司展位是您展覽成功不可或缺的重要手段。
四、展覽期間
１．做好日常接待及相關(guān)事宜：參觀者接待、名片收集、談話記錄等。２．進行可能的信息搜集：展覽會手冊、展會特別活動的宣傳資料、專業(yè)媒體的專題報道、競爭對手展位觀察及宣傳資料搜集、主辦方的展會調(diào)查報告。
五、展后跟進
展會結(jié)束后，要分析評估參展情況,看是否達到了企業(yè)的預(yù)期目標，需要展開的相關(guān)跟進活動有：１．對客戶及興趣商(潛在新客戶)，寄發(fā)感謝卡、約定的產(chǎn)品資料和樣本，對客戶問題進行回復(fù)、邀請客戶進行正式的會談，銷售業(yè)務(wù)代表繼續(xù)跟蹤，以及訂單的處理。
２．對新聞界，寄發(fā)感謝卡以及此次展覽的總結(jié)報告。此外，還要對參展經(jīng)驗進行總結(jié)，為下次參展選擇方案提供依據(jù)。
六、常見問題解答
1、問：參加國外展會一般在什么時間報名合適？
答：國外的大部分展會均在前一年的展會結(jié)束后就會開始下一年的招展。對中國的展商而言，由于牽扯到境外付款、簽證申請及展品國際運輸?shù)葟?fù)雜環(huán)節(jié)，最好能在展會開幕前至少半年就進行報名，熱門展會的報名更是越早越好。像參加國內(nèi)展那樣提前一兩個月報名是不可行的。首先，很多持因公護照申請簽證的國內(nèi)主管部門審批程序就需要近兩個月。另外，展品通常需要在展會前兩個月就要準備出運了，如果報名太晚，勢必會帶來很大風(fēng)險或根本就無法出運展品。所以，報名要早，早報名，少受累。
2、問：我們出展是直接去還是隨團走好呢？
答：盡管目前絕大多數(shù)的中國企業(yè)參加國外的展覽會時把參加國內(nèi)組展單位的展團作為出國參展的首選，但我們也不斷地收到一些希望自己報名參展的公司的問詢。如果您有去歐洲自行參加展覽會的經(jīng)驗，或者您在歐洲的代理或分公司能協(xié)助您聯(lián)絡(luò)和安排，或者您有外語較好的員工能專門負責(zé)跟進展覽會的各項籌辦工作，在向國外匯款等方面也十分方便，自行報名參展是可行的，但要注意參展各項籌備工作的截止時間。參加展團有兩種選擇。如果您希望自己的展位是不和中國館在一起的獨立展位，只要早做說明，也是可以辦到的。大多數(shù)公司則更愿意加入中國館，以便更多地接待關(guān)注中國的展覽會專業(yè)觀眾。參加展團就如同找了一個管家，可以將參展的諸多事宜幫您安排和解決。中文的參展確認書就是一份詳盡的參展指南和服務(wù)說明，而在展品運輸和簽證方面您所得到的幫助將更有助于節(jié)省人力成本，提高辦事效率。
一些展覽會接受公司單獨報名，而另一些在國內(nèi)有分支機構(gòu)和代理的展覽會則可能建議報名參展商聯(lián)絡(luò)國內(nèi)的分支機構(gòu)和代理。
3、問：在展會上，一般展品的陳列方式有哪幾種？
答：一般而言，展品陳列的方法主要有以下幾種：
(1)目標陳列法。將重點展品或需要突出的展覽內(nèi)容放置在展位或陳列空間的中心位置，其他展品則可按類別陳列于主要展品的周圍展柜或展架上。同時在墻體上、廊柱上等配以相應(yīng)的廣告版面，并利用照明效果和聲光電的配合，形成一個和諧統(tǒng)一又主次分明的展覽環(huán)境，使觀眾一進廠就看到被突出的主體展品，這對展覽主題的表達具有突出、鮮明的效果。
(2)特寫陳列法。根據(jù)展覽目的的要求，將重點展品和細小展品放大為數(shù)倍的模型或擴大數(shù)倍的廣告攝影照片，形成一個富有沖擊力的空間視覺效果，適用于這種方法的產(chǎn)品包括化妝品、電池、小手工藝品等。
(3)場景陳列法。根據(jù)特定的展覽環(huán)境，結(jié)合某種消費需求和相關(guān)的生活場景、生產(chǎn)活動、學(xué)習(xí)空間、勞動空間以及自然環(huán)境等，將展品恰當(dāng)?shù)亟M合在這一空間環(huán)境中，使其成為其中的角色。這種展覽的特點是將商品通過適當(dāng)?shù)膱鼍埃浞终故酒湓谑褂弥械那樾危@示其功能和外觀特點。同時，場景化的展示場面容易引起參觀者的聯(lián)想和親切感，激發(fā)消費者的購買欲。像家電類展會經(jīng)常用這種方法陳列展品。
(4)開放性陳列法。在展覽中，顧客、參觀者與展品直接接觸，參觀者參與演示、操作等切身體驗的展覽活動，其觀摩、交流、推銷和購買等活動均在活潑、融洽、親切自由的氣氛中進行。這是一種具有較高時效和展示功能的行動的陳列設(shè)計。這種方法常見于汽車類展會。
