試談學術會議邀請函的特點與寫作方法

麥裕華

（華南師范大學化學與環境學院，廣東廣州  510006）

    學術會議邀請函（以下簡稱會議邀請函）是一些學術研究單位邀請某專業領域的專家學者，以及從事該專業領域的有關人員參加學術會議活動時，為表示莊重而使用的一種告知性禮儀文書。一些小型學術會議往往采用學術會議通知（以下簡稱會議通知）的形式公布會議邀請信息。會議邀請函和會議通知在本質上并沒有區別，只是在使用環境和行文特點上有少許差異。這兩類禮儀文書在學術科研活動中使用得相當頻繁，而且時常混用。一般應用寫作書籍中對此部分內容較少介紹。以下將結合具體事例，并且在聯系、對比會議通知的基礎上，針對會議邀請函的特點和寫作方法而作出初步探討。

一、會議邀請函的特點

    會議邀請函主要使用在一些大型學術會議或者學術論壇中，具體如（1）國際性專業領域的學術會議；（2）涉及兩國間不同單位的學術會議；（3）國家級專業領域學會及下屬專業委員會的學術會議；（4）跨省份舉辦的學術會議。一些小型學術會議為了隆重其事也采用會議邀請函。所有的學術會議均能同時發出會議通知。會議邀請函與會議通知在實際應用中是可以相互替代的。相比之下，會議通知使用的范圍更廣。

    會議邀請函發出的對象一般是政府相關職能部門負責人、大專院校和科研單位中從事相關研究工作的專家學者和工作者。對于一些與生活或工業應用相聯系的學術會議，也將會邀請相關技術研究公司、生產廠商出席會議，并且作專題展覽或者產品介紹、推售活動。

    會議邀請函均需要在學術會議舉辦前的數月或者大半年內發出。其目的在于讓與會者有足夠時間準備專題發言報告或者提交論文，以及調整參會期間原有的工作安排。對于會議籌備委員會（或小組）而言，也能根據會議規模和回執提交情況確定參會人員名單、組織遴選各類報告。

二、會議邀請函的結構

    會議邀請函作為告知性禮儀文書，其寫法與一般的禮儀文書比較接近。一般由標題、稱謂、正文、落款和附件等五部分組成，各部分的特點和寫作內容介紹如下。

    （一）標題。會議邀請函的標題一般由會議時段（即年份和會議屆數）、會議內容和文種三部分組成，許多標題還寫上會議通告輪數。例如“第×屆某地××××學術會議邀請函”，或者直接簡化為“××××學術會議邀請函”，具體例子如“第五屆全國臨床檢驗醫學學術會議邀請函”。會議通知的標題寫法與之相同，具體例子如“中國化學會第十一屆膠體與界面化學會議通知（第一輪）”。

    （二）稱謂。為了表示尊重，會議邀請函首行頂格書寫被邀請的單位名稱或個人的姓名。在會議通知中，這部分內容被省略而直接連接正文。從中可以看出，會議邀請函有明確的對象針對性，是給以具體單位和個人的。而會議通知是向社會公布的，對象指向較為廣泛。同時，為了減低會議籌備工作量，許多學術會議傾向于使用會議通知作為公告使用。如果邀請函的稱謂是“尊敬的女士/先生”這一類詞語，會議邀請函也將是公開使用的，在感情色彩上較優于會議通知。

    （三）正文。正文內容比較龐雜，一般書寫邀請的目的、活動內容、時間、地點及應注意的一些問題。正文內容大致劃分為以下幾項：（1）會議簡介；（2）會議舉辦目的；（3）會議主題；（4）會議活動內容；（5）主辦及協辦單位；（6）會議時間和地點；（7）會議征文及展覽情況；（8）會議聯系方式。

    以上八點內容在許多會議邀請函中都會分點列出，并且作出詳細說明。一些會議邀請函還會簡要回顧該專業領域發展現狀簡況，以說明本會議的重要性。

    許多會議邀請函詳細地列出大量會議信息。例如在“會議活動內容”一項中簡要說明大會學術報告內容（可附上報告人和報告主題）、專題學術交流（可附上設立多少會場及會場主持人）等。有時還專列說明參會者的會議報到方法、會議注冊費、考察活動、食宿和回程車票預訂等細節事項。如果學術會議籌備委員會（或小組）將另外發出多輪會議通知，以上內容在初次邀請函中省略不寫，留待其他通知中說明。

    對于能聯系到生產企業，有一定商業氣息的學術會議，其邀請函中還會明確說明企業產品參展、廣告收費等實質性的內容，以利于企業單位開展適應本公司的宣傳活動。

    一些學術會議建設了本會議的宣傳網站。這類會議的紙質版會議邀請函將不再分項單列，而是合并多項說明事項，用簡短明快的語言作出介紹。其電子版會議邀請函仍然按照上述會議邀請函的基本內容書寫，而且說明的內容更加豐富、詳細和具體。

    （四）落款。落款中簽署的是舉辦學術會議的單位，署名并沒有統一的格式。下一行注明發函時間。

    （五）附件。學術會議的準備工作是一個漫長過程。為了確知參加會議的大概人數，會議邀請函一般都會附上會議回執以便參會者能夠填寫交回。

三、寫作的注意事項

    （1）會議邀請函中對于學術會議的有關信息絕對要交代清楚，各種信息必須準確無誤。如果正文只是簡單介紹本會議狀況，可以通過附件對具體內容作出詳細說明。

    （2）會議邀請函的語言要簡明直接，不采用帶有修辭的語言，不采用含蓄、委婉的語言。

    （3）會議邀請函的語言要突出期盼性的表達，避免使用“務必”、“必須”之類帶強制性語氣的詞語。常用的期盼性表達詞語有：“熱誠/誠摯邀請”、“期待光臨”等。