試談學(xué)術(shù)會(huì)議邀請函的特點(diǎn)與寫作方法

麥裕華

（華南師范大學(xué)化學(xué)與環(huán)境學(xué)院，廣東廣州  510006）

    學(xué)術(shù)會(huì)議邀請函（以下簡稱會(huì)議邀請函）是一些學(xué)術(shù)研究單位邀請某專業(yè)領(lǐng)域的專家學(xué)者，以及從事該專業(yè)領(lǐng)域的有關(guān)人員參加學(xué)術(shù)會(huì)議活動(dòng)時(shí)，為表示莊重而使用的一種告知性禮儀文書。一些小型學(xué)術(shù)會(huì)議往往采用學(xué)術(shù)會(huì)議通知（以下簡稱會(huì)議通知）的形式公布會(huì)議邀請信息。會(huì)議邀請函和會(huì)議通知在本質(zhì)上并沒有區(qū)別，只是在使用環(huán)境和行文特點(diǎn)上有少許差異。這兩類禮儀文書在學(xué)術(shù)科研活動(dòng)中使用得相當(dāng)頻繁，而且時(shí)常混用。一般應(yīng)用寫作書籍中對此部分內(nèi)容較少介紹。以下將結(jié)合具體事例，并且在聯(lián)系、對比會(huì)議通知的基礎(chǔ)上，針對會(huì)議邀請函的特點(diǎn)和寫作方法而作出初步探討。

一、會(huì)議邀請函的特點(diǎn)

    會(huì)議邀請函主要使用在一些大型學(xué)術(shù)會(huì)議或者學(xué)術(shù)論壇中，具體如（1）國際性專業(yè)領(lǐng)域的學(xué)術(shù)會(huì)議；（2）涉及兩國間不同單位的學(xué)術(shù)會(huì)議；（3）國家級專業(yè)領(lǐng)域?qū)W會(huì)及下屬專業(yè)委員會(huì)的學(xué)術(shù)會(huì)議；（4）跨省份舉辦的學(xué)術(shù)會(huì)議。一些小型學(xué)術(shù)會(huì)議為了隆重其事也采用會(huì)議邀請函。所有的學(xué)術(shù)會(huì)議均能同時(shí)發(fā)出會(huì)議通知。會(huì)議邀請函與會(huì)議通知在實(shí)際應(yīng)用中是可以相互替代的。相比之下，會(huì)議通知使用的范圍更廣。

    會(huì)議邀請函發(fā)出的對象一般是政府相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人、大專院校和科研單位中從事相關(guān)研究工作的專家學(xué)者和工作者。對于一些與生活或工業(yè)應(yīng)用相聯(lián)系的學(xué)術(shù)會(huì)議，也將會(huì)邀請相關(guān)技術(shù)研究公司、生產(chǎn)廠商出席會(huì)議，并且作專題展覽或者產(chǎn)品介紹、推售活動(dòng)。

    會(huì)議邀請函均需要在學(xué)術(shù)會(huì)議舉辦前的數(shù)月或者大半年內(nèi)發(fā)出。其目的在于讓與會(huì)者有足夠時(shí)間準(zhǔn)備專題發(fā)言報(bào)告或者提交論文，以及調(diào)整參會(huì)期間原有的工作安排。對于會(huì)議籌備委員會(huì)（或小組）而言，也能根據(jù)會(huì)議規(guī)模和回執(zhí)提交情況確定參會(huì)人員名單、組織遴選各類報(bào)告。

二、會(huì)議邀請函的結(jié)構(gòu)

    會(huì)議邀請函作為告知性禮儀文書，其寫法與一般的禮儀文書比較接近。一般由標(biāo)題、稱謂、正文、落款和附件等五部分組成，各部分的特點(diǎn)和寫作內(nèi)容介紹如下。

    （一）標(biāo)題。會(huì)議邀請函的標(biāo)題一般由會(huì)議時(shí)段（即年份和會(huì)議屆數(shù)）、會(huì)議內(nèi)容和文種三部分組成，許多標(biāo)題還寫上會(huì)議通告輪數(shù)。例如“第×屆某地××××學(xué)術(shù)會(huì)議邀請函”，或者直接簡化為“××××學(xué)術(shù)會(huì)議邀請函”，具體例子如“第五屆全國臨床檢驗(yàn)醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)會(huì)議邀請函”。會(huì)議通知的標(biāo)題寫法與之相同，具體例子如“中國化學(xué)會(huì)第十一屆膠體與界面化學(xué)會(huì)議通知（第一輪）”。

    （二）稱謂。為了表示尊重，會(huì)議邀請函首行頂格書寫被邀請的單位名稱或個(gè)人的姓名。在會(huì)議通知中，這部分內(nèi)容被省略而直接連接正文。從中可以看出，會(huì)議邀請函有明確的對象針對性，是給以具體單位和個(gè)人的。而會(huì)議通知是向社會(huì)公布的，對象指向較為廣泛。同時(shí)，為了減低會(huì)議籌備工作量，許多學(xué)術(shù)會(huì)議傾向于使用會(huì)議通知作為公告使用。如果邀請函的稱謂是“尊敬的女士/先生”這一類詞語，會(huì)議邀請函也將是公開使用的，在感情色彩上較優(yōu)于會(huì)議通知。

    （三）正文。正文內(nèi)容比較龐雜，一般書寫邀請的目的、活動(dòng)內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)及應(yīng)注意的一些問題。正文內(nèi)容大致劃分為以下幾項(xiàng)：（1）會(huì)議簡介；（2）會(huì)議舉辦目的；（3）會(huì)議主題；（4）會(huì)議活動(dòng)內(nèi)容；（5）主辦及協(xié)辦單位；（6）會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)；（7）會(huì)議征文及展覽情況；（8）會(huì)議聯(lián)系方式。

    以上八點(diǎn)內(nèi)容在許多會(huì)議邀請函中都會(huì)分點(diǎn)列出，并且作出詳細(xì)說明。一些會(huì)議邀請函還會(huì)簡要回顧該專業(yè)領(lǐng)域發(fā)展現(xiàn)狀簡況，以說明本會(huì)議的重要性。

    許多會(huì)議邀請函詳細(xì)地列出大量會(huì)議信息。例如在“會(huì)議活動(dòng)內(nèi)容”一項(xiàng)中簡要說明大會(huì)學(xué)術(shù)報(bào)告內(nèi)容（可附上報(bào)告人和報(bào)告主題）、專題學(xué)術(shù)交流（可附上設(shè)立多少會(huì)場及會(huì)場主持人）等。有時(shí)還專列說明參會(huì)者的會(huì)議報(bào)到方法、會(huì)議注冊費(fèi)、考察活動(dòng)、食宿和回程車票預(yù)訂等細(xì)節(jié)事項(xiàng)。如果學(xué)術(shù)會(huì)議籌備委員會(huì)（或小組）將另外發(fā)出多輪會(huì)議通知，以上內(nèi)容在初次邀請函中省略不寫，留待其他通知中說明。

    對于能聯(lián)系到生產(chǎn)企業(yè)，有一定商業(yè)氣息的學(xué)術(shù)會(huì)議，其邀請函中還會(huì)明確說明企業(yè)產(chǎn)品參展、廣告收費(fèi)等實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，以利于企業(yè)單位開展適應(yīng)本公司的宣傳活動(dòng)。

    一些學(xué)術(shù)會(huì)議建設(shè)了本會(huì)議的宣傳網(wǎng)站。這類會(huì)議的紙質(zhì)版會(huì)議邀請函將不再分項(xiàng)單列，而是合并多項(xiàng)說明事項(xiàng)，用簡短明快的語言作出介紹。其電子版會(huì)議邀請函仍然按照上述會(huì)議邀請函的基本內(nèi)容書寫，而且說明的內(nèi)容更加豐富、詳細(xì)和具體。

    （四）落款。落款中簽署的是舉辦學(xué)術(shù)會(huì)議的單位，署名并沒有統(tǒng)一的格式。下一行注明發(fā)函時(shí)間。

    （五）附件。學(xué)術(shù)會(huì)議的準(zhǔn)備工作是一個(gè)漫長過程。為了確知參加會(huì)議的大概人數(shù)，會(huì)議邀請函一般都會(huì)附上會(huì)議回執(zhí)以便參會(huì)者能夠填寫交回。

三、寫作的注意事項(xiàng)

    （1）會(huì)議邀請函中對于學(xué)術(shù)會(huì)議的有關(guān)信息絕對要交代清楚，各種信息必須準(zhǔn)確無誤。如果正文只是簡單介紹本會(huì)議狀況，可以通過附件對具體內(nèi)容作出詳細(xì)說明。

    （2）會(huì)議邀請函的語言要簡明直接，不采用帶有修辭的語言，不采用含蓄、委婉的語言。

    （3）會(huì)議邀請函的語言要突出期盼性的表達(dá)，避免使用“務(wù)必”、“必須”之類帶強(qiáng)制性語氣的詞語。常用的期盼性表達(dá)詞語有：“熱誠/誠摯邀請”、“期待光臨”等。