企業出國參展程序及問題解答
作為企業宣傳推廣公司產品和品牌的一種手段，展覽會受到越來越多的企業的重視。許多企業每年都會參加幾個大大小小的展會，有時也會走出國門,到國外去參展。由于對展會信息的了解不全面、參展前的準備工作不充分、對參展時的各項規則和要求把握不準等原因，往往會在參展時碰到許多問題，影響到參展的效率和效果。在此，將企業參展的基本程序和各個環節中需要注意的項目列出，希望企業在這些方面多加注意。另外，針對國內企業出國參展的幾個常見問題進行解答，希望能對企業有所幫助。
一、總體的參展程序
●確定參展目標
●了解并選定展覽會
●制定預算，成立參展項目小組
●申請展位，獲取展會資料及參展商手冊
●準備展品，公司資料和產品目錄，確定裝修方案
●邀請客戶及合作伙伴
●展品運輸、展位裝修
●展覽接待及信息收集
●后續跟進
●展覽效果評估
二、怎樣選擇適合自己的國際展覽
１．選擇展覽會的基本原則：企業參展目標與展覽會主題符合、參觀者以專業觀眾為主、有一定的潛在客戶群體、展覽會在行業內有一定知名度。２．展覽會選擇的重要因素：展會性質，在發達國家不同性質的展覽會界限分明，參展商應結合自身需要，謹慎選擇；規模；知名度，通常來講，展覽會的知名度越高，吸引的參展商和買家就越多，成交的可能性也越大；展覽內容，現代展覽業的一大特點是日趨專業化，同一主題的展覽會可細分為許多小的專業展；時間；地點，參加展覽會的最終目的是為了向該地區推銷產品，所以一定要研究展覽會的主辦地及周邊輻射地區是否是自己的目標市場，是否有潛在購買力。
三、前期的籌備工作
１．展品準備：調查顯示，展品的重要性在影響參展效果的因素中排在首位。因此，根據展覽會特點和企業參展目標準備展品是展覽成功與否的前提。２．展位設計：展位設計的好壞，將直接影響到觀眾對企業的第一印象。因此，展位的設計要能強調公司形象，吸引觀展者的眼球。３．人員安排：展覽過程中，相關員工的個人質素、專業技能和工作態度將影響到潛在客戶對公司的了解和產品的把握。因此，合理配備相關人員，同時給予充分培訓是成功展覽的重要保證。另外請記住，邀請客戶訪問公司展位是您展覽成功不可或缺的重要手段。
四、展覽期間
１．做好日常接待及相關事宜：參觀者接待、名片收集、談話記錄等。２．進行可能的信息搜集：展覽會手冊、展會特別活動的宣傳資料、專業媒體的專題報道、競爭對手展位觀察及宣傳資料搜集、主辦方的展會調查報告。
五、展后跟進
展會結束后，要分析評估參展情況,看是否達到了企業的預期目標，需要展開的相關跟進活動有：１．對客戶及興趣商(潛在新客戶)，寄發感謝卡、約定的產品資料和樣本，對客戶問題進行回復、邀請客戶進行正式的會談，銷售業務代表繼續跟蹤，以及訂單的處理。
２．對新聞界，寄發感謝卡以及此次展覽的總結報告。此外，還要對參展經驗進行總結，為下次參展選擇方案提供依據。
六、常見問題解答
1、問：參加國外展會一般在什么時間報名合適？
答：國外的大部分展會均在前一年的展會結束后就會開始下一年的招展。對中國的展商而言，由于牽扯到境外付款、簽證申請及展品國際運輸等復雜環節，最好能在展會開幕前至少半年就進行報名，熱門展會的報名更是越早越好。像參加國內展那樣提前一兩個月報名是不可行的。首先，很多持因公護照申請簽證的國內主管部門審批程序就需要近兩個月。另外，展品通常需要在展會前兩個月就要準備出運了，如果報名太晚，勢必會帶來很大風險或根本就無法出運展品。所以，報名要早，早報名，少受累。
2、問：我們出展是直接去還是隨團走好呢？
答：盡管目前絕大多數的中國企業參加國外的展覽會時把參加國內組展單位的展團作為出國參展的首選，但我們也不斷地收到一些希望自己報名參展的公司的問詢。如果您有去歐洲自行參加展覽會的經驗，或者您在歐洲的代理或分公司能協助您聯絡和安排，或者您有外語較好的員工能專門負責跟進展覽會的各項籌辦工作，在向國外匯款等方面也十分方便，自行報名參展是可行的，但要注意參展各項籌備工作的截止時間。參加展團有兩種選擇。如果您希望自己的展位是不和中國館在一起的獨立展位，只要早做說明，也是可以辦到的。大多數公司則更愿意加入中國館，以便更多地接待關注中國的展覽會專業觀眾。參加展團就如同找了一個管家，可以將參展的諸多事宜幫您安排和解決。中文的參展確認書就是一份詳盡的參展指南和服務說明，而在展品運輸和簽證方面您所得到的幫助將更有助于節省人力成本，提高辦事效率。
一些展覽會接受公司單獨報名，而另一些在國內有分支機構和代理的展覽會則可能建議報名參展商聯絡國內的分支機構和代理。
3、問：在展會上，一般展品的陳列方式有哪幾種？
答：一般而言，展品陳列的方法主要有以下幾種：
(1)目標陳列法。將重點展品或需要突出的展覽內容放置在展位或陳列空間的中心位置，其他展品則可按類別陳列于主要展品的周圍展柜或展架上。同時在墻體上、廊柱上等配以相應的廣告版面，并利用照明效果和聲光電的配合，形成一個和諧統一又主次分明的展覽環境，使觀眾一進廠就看到被突出的主體展品，這對展覽主題的表達具有突出、鮮明的效果。
(2)特寫陳列法。根據展覽目的的要求，將重點展品和細小展品放大為數倍的模型或擴大數倍的廣告攝影照片，形成一個富有沖擊力的空間視覺效果，適用于這種方法的產品包括化妝品、電池、小手工藝品等。
(3)場景陳列法。根據特定的展覽環境，結合某種消費需求和相關的生活場景、生產活動、學習空間、勞動空間以及自然環境等，將展品恰當地組合在這一空間環境中，使其成為其中的角色。這種展覽的特點是將商品通過適當的場景，充分展示其在使用中的情形，顯示其功能和外觀特點。同時，場景化的展示場面容易引起參觀者的聯想和親切感，激發消費者的購買欲。像家電類展會經常用這種方法陳列展品。
(4)開放性陳列法。在展覽中，顧客、參觀者與展品直接接觸，參觀者參與演示、操作等切身體驗的展覽活動，其觀摩、交流、推銷和購買等活動均在活潑、融洽、親切自由的氣氛中進行。這是一種具有較高時效和展示功能的行動的陳列設計。這種方法常見于汽車類展會。
